BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Mã số tài liệu: MTIP.NS.MTCV.08
Số trang: 03
I. THÔNG TIN CHUNG
Chức danh : Chuyên viên hành chính VPNgạch: Quản lý Chuyên môn
Đơn vị :Không
Cấp dưới trực tiếp :Không
Báo cáo :Cấp quản lý trực tiếp: PP Nhân sự & TH
Cấp quản lý gián tiếp: Trưởng phòng NS&TH
- Với các đơn vị thuộc Tập đoàn: Ban Hành chính TĐ
Quan hệ công việc
- Với các Phòng trong Công ty: tất cả các phòng, ban, trung tâm
(Phối hợp ) :
- Với các tổ chức/ cá nhân bên ngoài: NCC VPP, dịch vụ, đối tác, khách hàng
II. TÓM TẮT MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Chuyên viên Hành chính chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng hợp, bao gồm văn thư lưu trữ, điều phối công văn, cấp phát văn phòng phẩm, quản lý tài sản, tổ chức sự kiện nội bộ, đảm bảo các hoạt động hành chính diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, phục vụ tốt cho hoạt động của Công ty
III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC
Chức năng
Nhiệm vụ
Kết quả cần đạt được/ Đo lường
Tần suất
1. Công tác văn thư lưu trữ
1.1
Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển phát công văn đi – đến
Công văn đi – đến được xử lý kịp thời, chính xác
Hàng ngày/khi phát sinh
1.2
Quản lý, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn một cách khoa học, bảo mật
Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm
Hàng ngày/khi phát sinh
1.3
Soạn thảo các văn bản hành chính thông thường theo yêu cầu.
Văn bản hành chính được soạn thảo đúng thể thức
Hàng ngày/khi phát sinh
2. Quản lý VPP và trang thiết bị
2.1
Lập kế hoạch, đề xuất mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ (CCDC) cho các phòng ban
Văn phòng phẩm, CCDC được cấp phát đầy đủ, kịp thời
Hàng
tháng/định kỳ
2.2
Theo dõi, kiểm kê, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng
Tài sản, trang thiết bị được quản lý chặt chẽ, bảo trì đúng hạn
Hàng
tháng/định kỳ
2.3
Theo dõi, phát hiện đột biến, làm thủ tục thanh toán điện, nước, mạng, chuyển phát nhanh, nước uống văn phòng; các chi phí liên quan nhà công vụ…văn phòng
Đúng kỳ, đúng số tiền; phát hiện đột biến kịp thời
Hàng
tháng/định kỳ
2.4
Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa tài sản, trang thiết bị định kỳ hoặc đột xuất
Chi phí văn phòng phẩm, CCDC được tối ưu
Hàng
tháng/định kỳ
3. Tổ chức sự kiện và hậu cần
3.1
Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ của Công ty (chuẩn bị địa điểm, thiết bị, nước uống, teabreak…)
Cuộc họp, sự kiện được tổ chức chu đáo, thành công
Khi phát
sinh/định kỳ
3.2
Đảm bảo công tác hậu cần văn phòng luôn đầy đủ, gọn gàng, tiết kiệm và hiệu quả
Công tác hậu cần được đảm bảo
Khi phát
sinh/định kỳ
3.3
Tổ chức đón tiếp khách, sắp xếp phòng họp, khánh tiết các sự kiện nội bộ
Khách hàng, đối tác được tiếp đón chuyên nghiệp
Khi phát
sinh/định kỳ
4. Quản lý xe và đồng phục, bảo hộ lao động
4.1
Theo dõi nhiên liệu, điều phối sử dụng xe ô tô chở người (xe công vụ) phục vụ công việc của Công ty và xe đưa đón nhân viên. Giữ chìa khóa, xác nhận nhật trình di chuyển của từng xe theo từng chuyến đi.
Xe công vụ được điều phối hợp lý, đáp ứng nhu cầu
Hàng ngày/định kỳ
4.2
Quản lý, cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động cho nhân viên theo quy định
Đồng phục, bảo hộ lao động được cấp phát đầy đủ, đúng quy định
Hàng ngày/định kỳ
4.3
Quản lý hồ sơ tài sản xe chở người; lưu trữ hồ sơ pháp lý của tất cả các phương tiện xe-máy của Công ty
5. Đặt vé máy bay, tàu xe, làm visa, hộ chiếu, đặt khách sạn, tiệc
5.1
Căn cứ nhu cầu đi lại của các phòng, ban, trung tâm và định mức ban hành tiến hành đặt vé máy bay, tàu xe; Làm visa, hộ chiếu; Đặt phòng khách sạn; đặt tiệc
Đúng thời gian và địa điểm yêu cầu
Khi phát sinh
5.2
Thanh toán các chi phí vé máy bay, visa, tàu, taxi, khách sạn, …
Đúng theo định mức ban hành
Khi phát sinh
6. Quản lý bếp ăn tập thể
6.1
Tham gia vào việc xây dựng thực đơn món ăn và kiểm tra thực phẩm, bếp ăn tập thể hàng ngày. Nhận các báo cáo liên quan đến thực phẩm, đề xuất món ăn từ bộ phận nhà bếp.
Xây dựng được thực đơn món, báo cáo đúng tình hình thực tế suất ăn của nhà ăn.
Hàng ngày
6.2
Tham gia việc lựa chọn NCC thực phẩm; Hoàn thiện các thủ tục thanh toán cho NCC thực phẩm
Chọn NCC uy tính, đảm bảo an toàn thực phẩm
Hàng
tháng/định kỳ
6.3
Giám sát việc vận hành bếp ăn
Đảm bảo bếp ăn vận hành trơn tru, không xảy ra sự cố thiếu thực phẩm, thực phẩm không được nấu chín, ...
Hàng ngày
7. Quản lý công tác dọn dẹp vệ sinh văn phòng, khuôn viên
7.1
Phân công, giám sát, đánh giá nhân viên dọn vệ sinh; Phát hiện những vị trí chưa được dọn dẹp và tiến hành nhắc nhở
Giữ khuôn viên, nhà văn phòng, khu vực làm việc luôn sạch sẽ
Hàng ngày
8. Các công việc khác
8.1
Thực hiện các công việc khác do PP NS&TH phân công.
Đáp ứng yêu cầu của từng nhiệm vụ
Khi phát sinh
IV. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
(Tập trung nêu rõ các yêu cầu cần thiết về trình độ, kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và thái độ)
1. Trình độ :Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Hành chính, Quản trị Văn phòng, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
2. Kinh nghiệm :Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính văn phòng hoặc vị trí tương đương
- Nắm vững các kiến thức về nghiệp vụ hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ.
- Am hiểu về các quy định, quy trình quản lý tài sản, trang thiết bị.
3. Kiến thức :
- Có kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện.
4. Ngoại ngữ :Có khả năng đọc hiểu tài liệu và giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh là một lợi thế
- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử tốt.
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, tỉ mỉ.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, báo cáo.
5. Kỹ năng :
- Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
- Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
6. Ý thức &Thái độ : Trung thực, cẩn trọng, có trách nhiệm, nhiệt tình, chủ động trong công việc. Tuân thủ các quy định của Công ty
7. Yêu cầu khác :Có khả năng làm việc dưới áp lực